Razões para sua empresa migrar para a Era Digital.

De fato, o atual cenário econômico que nosso país enfrenta, levam as empresas buscarem produzir mais, gastando menos. Isso sempre foi assim, mas hoje, se faz ainda mais necessário, pois esta situação se tornou obrigatória dentro das organizações. A economia é regra em todos os setores, entre eles está o de armazenamento e digitalização de documentos. Ainda hoje, muitas empresas se apegam ao papel, mas não conseguem mantê-los organizados e facilmente rastreáveis e quando surge uma fiscalização ou ação judicial, acaba sofrendo um desgaste e stress muito grande para recuperar um documento solicitado pelo fiscal ou pelo juiz, correndo um grande risco de prejuízo financeiro por isso, sem contar o tumulto interno pelo esforço nessa recuperação.

Além disso, ainda tem a questão da recente onda dos ataques de hacker, sequestrando todas as informações das empresas, prefeituras, orgãos públicos, etc, sejam pequenos ou grandes, os hacker não estão escolhendo as vítimas, qualquer um pode ser alvo deles.

Porém existem formas simples de se ganhar tempo e não perder dinheiro com esse tipo de serviço, muitas empresas ganhariam muito com a digitalização do seu acervo de documentos físicos e armazenamento desses e dos demais documentos nas nuvens. Além da economia de espaço, o acesso às informações fica muito mais ágil, sem contar o ganho em segurança ao enviar toda a documentação para as nuvens, pois acontecendo um sinistro, esse backup poderá ser utilizado para reestabelecer as informações perdidas e se for informação crítica, pode-se ainda fazer um segundo backup, mais seguro ainda e sem dependência tecnológica, convertendo essas imagens em microfilme.
Confira algumas razões pelos quais pode ser vantajoso para qualquer empresa migrar para  a Era Digital:

  1. Mais economia para sua empresa

O armazenamento em papel ocupa um grande volume de espaço que cada vez custa mais caro. Pense, você precisa de espaço pra guardar documentos em papel, e existe toda uma burocracia em resgatar determinado documento. Além de ser menos econômico, também lhe tomará tempo. E como dizem tempo é dinheiro. Com a solução de digitalização você não precisará se preocupar com gente pra ficar responsável por isso em sua empresa e ainda libera o espaço para as suas atividades principais. Você mesmo pode acessar o documento. Mais ágil, mais produtividade.

  1. Redução no tempo de busca

Ao contrário do armazenamento físico, que depende sempre do espaço disponível, no digital é possível criar uma metodologia de arquivamento para facilitar a busca de uma informação.

Ao invés de procurar por uma pasta em um determinado arquivo, use a busca digital para acessar informações através de palavras-chave.

  1. Segurança para seus documentos, redução do risco de perda

Segurança da informação ganha ênfase quando os dados estão em nuvem. Não vou aqui dizer que se você guardar seus documentos na nuvem eles nunca serão invadidos, até porque a maioria dos acessos indevidos é causada por colaboradores da própria empresa. Porém quero salientar aqui é que você pode diminuir os riscos. Se você tem os seus documentos em um depósito qualquer e ele for invadido, você pode perder tudo, sua única cópia. No entanto quando você salva isso na nuvem, na internet, automaticamente são replicadas cópias em outros servidores, além de ser feito um backup toda a noite. A digitalização também previne a perda de documentos ou por causa de enchentes, incêndios ou até um acidente como rasgar um documento durante o manuseio ou derrubar uma xícara de café naquele documento importante que estava sobre a mesa. Como eu disse, é importante diminuir os riscos.

  1. Acesse seus documentos de qualquer lugar e de forma compartilhada

É possível, por exemplo você compartilhar um conjunto de documentos com vários colaboradores simultaneamente e até mesmo com os seus clientes. Imagine que você esteja em alguma reunião e precise de um documento importante que por algum motivo esqueceu de levar. Com a digitalização e armazenamento de documentos em nuvem você pode acessar esse material de qualquer dispositivo como tablets, celulares ou notebooks. Mais uma vez você ganha tempo e economiza dinheiro. Você também pode compartilhar esses documentos com outras pessoas de forma rápida e segura. Se precisar do documento em mãos, basta imprimi-lo através destes dispositivos.

  1. Solução profissional

Mas você não pode pensar, “vou já comprar um scanner e colocar o estagiário para começar a digitalizar”. Muita calma nessa hora! Não é bem assim. A digitalização deve acontecer de forma correta, e por especialistas, que terão todos os cuidados para garantir a rastreabilidade dos seus documentos. Se não, poderá ser um investimento perdido, desnecessário.

  1. Depósito externo e microfilmagem

Além de todas essas vantagens, algumas empresas ainda oferecem o serviço de depósito físico e/ou a microfilmagem de seus documentos. Mais alternativas para que seus documentos estejam seguros e bem guardados pelo tempo que você necessitar.

  1. Controle de acesso

A única maneira de controlar o acesso a documentos fisicos é através de uma sala com acesso restrito, caso contrário, qualquer um pode acessar e, pior, furtar seus documentos.

Ao digitalizar seu acervo, é possível criar sistemas de níveis de acesso aos documentos, permitindo que apenas pessoas autorizadas tenham acesso a determinados documentos e a outros, não.

Atualmente, qualquer projeto de inovação, só é benéfico, se trouxer redução de custo e produtividade. Tudo que puder criar agilidade e reduzir custos é muito oportuno.  Hoje, os processos para digitalizar e indexar já são mais automatizados. Esse tipo de armazenamento na nuvem só aumenta no país e vai crescer ainda mais. As empresas terão que se adaptar a essa nova realidade, a Era Digital. Saia na frente dos seus concorrentes!

Fonte: CEO

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