Portaria Interministerial 2.321- Protocolo no âmbito dos órgãos e entidades da Administração Pública federal.

O Arquivo Nacional, do Ministério da Justiça (AN/MJ), e a Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação, do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão (SLTI/MP), em decisão conjunta, informam que a Portaria Interministerial nº 2.320, que institui o Sistema Protocolo Integrado no âmbito dos órgãos e entidades da APF, e a Portaria Interministerial nº 2.321, que define os procedimentos relativos à utilização do NUP (Número Único de Protocolo) no âmbito dos órgãos e entidades da APF, aprovadas em 30 de dezembro de 2014, entrarão em vigor somente a partir do dia 1º de janeiro de 2016, e não mais no prazo de 180 dias a partir da data de sua publicação no Diário Oficial da União, conforme determinavam, respectivamente, os artigos 11 e 8º das mencionadas Portarias.

A gestão de documentos que tramitam na Administração Pública é realizada com base em procedimentos de protocolo que registram a abertura e término dos processos. O setor de protocolo é responsável por receber e distribuir documentos e correspondências de interesse da instituição. O avanço social no tocante à tecnologia proporcionou soluções na gestão documental que permitem evitar o acúmulo de papéis dispensáveis.

Nesse contexto, os ministros da Justiça e do Planejamento, Orçamento e Gestão definiram os procedimentos gerais de observância obrigatória no âmbito dos órgãos e entidades da Administração Pública federal para o desenvolvimento das atividades de protocolo a partir de 2016. A norma possibilitou, de maneira facultativa, às empresas estatais a adoção ao procedimento1.

Consideram-se atividades de protocolo o recebimento, a classificação, o registro, a distribuição, o controle da tramitação, a expedição e a autuação de documentos avulsos para formação de processos, e os respectivos procedimentos decorrentes. As atividades de protocolo são aplicáveis a todos os documentos, avulsos ou processos, independentemente do suporte.

Os órgãos e entidades da Administração Pública Federal deverão: respeitar princípios éticos para o tratamento dos documentos, mantendo absoluta discrição com relação às informações neles contidas e observar a legislação em vigor no que se refere ao tratamento técnico de documentos classificados como sigilosos; desenvolver seus procedimentos internos, visando à implementação da norma; e instituir, manter e organizar unidades administrativas destinadas à execução das atividades de protocolo.

Além disso, deverá ser instalada no recinto de entrada, preferencialmente no pavimento térreo das instalações físicas, a unidade administrativa destinada ao recebimento de documentos, conforme legislação em vigor, bem como deverá ser definida a centralização ou descentralização das atividades de protocolo e das unidades protocolizadoras.

A nova norma também apresenta glossário com definições de termos técnicos necessários à intelecção da norma, especificações sobre a atividade de protocolo, instruções quanto ao uso de documentos digitais, juntada de documentos e arquivamento.

 

1 MINISTÉRIO DA JUSTIÇA E DO PLANEJAMENTO, ORÇAMENTO E GESTÃO. Portaria Interministerial nº 1.677, de 07 de outubro de 2015. Diário Oficial da União [da] República Federativa do Brasil, Brasília, DF, 08 out. 2015. Seção 1, p. 31-38.

Fonte: Arquivo Nacional

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